Una de las razones por las que creamos Loknot fue la frustración con lo sobrecargadas que se han vuelto muchas aplicaciones de notas. Cuantas más funciones añaden, más difícil puede ser simplemente anotar algo. Antes de la primera frase, puede que te pidan elegir un espacio de trabajo, diseñar una jerarquía, establecer propiedades y decidir exactamente dónde va la nota. Al final, el sistema de archivado se convierte en otro proyecto que mantener.
Queríamos que Loknot se sintiera diferente. Puedes empezar a escribir de inmediato y pensar en la estructura después. Cuando tu colección crezca, ya tendrás carpetas, etiquetas anidadas, pines, búsqueda, ordenación y una automatización sencilla.
No tienes que adoptarlas todas. Usa toda la organización que necesites hoy, y no más.
Captura primero. Archiva después.
Las ideas suelen aparecer cuando necesitas atraparlas rápido, no cuando tienes tiempo de elegir una carpeta e inventar las etiquetas perfectas. Puede que estés en un tren, en mitad de una conversación o medio dormido de noche. En ese momento, guardar el pensamiento importa más que archivarlo a la perfección.
Por eso una nota nueva puede quedarse simplemente en Sin archivar. Sigue disponible en Todas las notas, en la tira de notas recientes y a través de la búsqueda.
Puedes ordenarlo después, nota a nota, por lotes o con reglas automáticas. Y si la búsqueda y las notas recientes ya cubren tus necesidades, puede que no tengas que archivarlas nunca. Loknot no te obliga a construir un sistema perfecto antes de que sea útil.
Carpetas para las partes grandes y obvias de tu vida
Las carpetas funcionan mejor como cubos amplios y familiares: Trabajo, Personal, Escuela, Salud, Dinero, Viajes, Libros o ideas de Proyectos.
Las notas de reuniones pueden estar en Trabajo, las recetas en Cocina y los borradores de historias en Escritura. Siempre sabes ante qué tipo de sitio estás.
Las carpetas en Loknot son deliberadamente planas. Un árbol de carpetas profundo puede parecer ordenado al principio, pero enseguida se convierte en un laberinto: ¿esa nota estaba en Trabajo / Proyectos / Activo, o en Clientes / Actual / Materiales? Para más detalle, las etiquetas anidadas son más flexibles y fáciles de examinar.
Fija las carpetas que más usas y se quedarán arriba. Cuando un montón de notas van juntas, selecciónalas con una pulsación larga y mueve todo el lote de una vez.
La sincronización también se puede desactivar carpeta por carpeta. Tu material de trabajo puede seguirte por todos los dispositivos mientras un diario o los primeros borradores se quedan solo en este teléfono.
Etiquetas para notas que pertenecen a más de un lugar
Una nota rara vez pertenece a un solo contexto. Las observaciones de un viaje a Japón pueden estar en la carpeta Viajes y, a la vez, relacionarse con un futuro artículo, la fotografía y los recuerdos personales.
Dale varias etiquetas: japón, ideas de artículos, fotografía y personal. Aparece bajo cada etiqueta sin dejar de ser una sola nota. Sin copias duplicadas y sin la presión de elegir una categoría supuestamente correcta.
Cuando la lista crece, una barra crea una jerarquía: trabajo/reuniones, trabajo/informes, escritura/cuentos o viajes/japón. Loknot las muestra como un árbol plegable, lo que te da profundidad donde ayuda sin enterrar cada nota en carpetas anidadas.
A medida que escribes, Loknot sugiere etiquetas que ya usas, lo que ayuda a evitar casi duplicados como books, book y Books. Fija las etiquetas de uso frecuente para tenerlas siempre a mano.
Cambiar el nombre o eliminar una etiqueta nunca elimina las notas detrás de ella. Quitar la etiqueta solo quita esa etiqueta.
Fija lo que importa en este momento
No todas las notas importantes necesitan su propia carpeta. A veces solo quieres tener a mano el plan de esta semana, una lista de la compra, la dirección de mañana, el capítulo que estás redactando o tus preguntas para una entrevista.
Fija la nota y se quedará arriba de Sin archivar. Cuando ya no sea de actualidad, quítale el anclaje sin moverla ni reordenar nada más.
Las carpetas y las etiquetas también se pueden fijar. Mientras escribes un libro, su carpeta y las etiquetas personajes, trama e investigación pueden quedarse arriba. Quítales el anclaje cuando el proyecto termine y deja sitio para lo que venga después.
Las notas ancladas nunca se autoarchivan. Loknot interpreta un anclaje como una señal clara de que quieres que la nota siga visible.
Continúa donde lo dejaste
La mayoría de las veces no necesitas todo tu archivo. Necesitas las pocas notas en las que estabas trabajando hoy o ayer.
Una tira de notas recientes en la parte superior de la pantalla de inicio te lleva directamente a la última nota de reunión, la lista de tareas, el borrador de correo o la página del manuscrito. No hay que recordar ninguna ruta de carpeta ni repetir ninguna búsqueda.
Es especialmente útil para el trabajo que sigue activo varios días: un plan de viaje, una charla que estás preparando, preguntas para una reunión o el capítulo que tienes ahora mismo sobre la mesa.
Busca por lo que recuerdas
Incluso un sistema de archivado cuidadoso tiene límites. Puedes olvidar la carpeta y todas las etiquetas y aun así recordar una frase como «contrato de arrendamiento», el nombre de una persona o el título de un libro.
Loknot busca tanto en los títulos como en el texto de las notas, sin distinguir mayúsculas de minúsculas. «Contrato», «contrato» y «CONTRATO» llevan a los mismos resultados.
Eso hace que la captura rápida sea indulgente. Incluso una nota sin etiquetar que quede en Sin archivar es fácil de encontrar por las palabras que contiene.
Ordena la lista según la tarea que tengas entre manos
La misma lista puede responder a preguntas distintas. Ordena por última edición para volver al trabajo actual, por fecha de creación para revisar el inicio de un proyecto, o por tamaño para encontrar borradores largos y notas de peso.
- Por fecha de creación.
- Por última edición.
- Por tamaño de nota.
Un cambio rápido del orden de clasificación te ahorra muchas veces crear una carpeta o etiqueta para algo que solo necesitas ver una vez.
Ordena un lote completo a la vez
Algunas personas prefieren un repaso semanal a archivar cada nota en el momento en que se escribe. Otras esperan a que termine un proyecto. Ambos enfoques deberían ser fáciles.
Mantén pulsada una nota para entrar en el modo de selección múltiple. Luego mueve las notas seleccionadas a una carpeta, archívalas, elimínalas o compártelas de una vez.
Después de un viaje, reúne todas las notas de viaje en una carpeta. Cuando un proyecto termina, saca su material de trabajo de la lista principal. Manda los restos temporales a la Papelera sin abrir cada nota una a una.
Archiva automáticamente las notas nuevas con reglas que entiendas
Si capturas los mismos tipos de notas una y otra vez, Loknot puede archivar las nuevas por ti. Las reglas se basan en palabras clave y se pueden explicar en una sola frase.
- Las notas que contengan
receta,cenaococinavan a Cocina. - Las notas que contengan
recibo,compraopagovan a Dinero. - Las notas que mencionan el nombre de un proyecto van a la carpeta de ese proyecto.
- Cualquier nota que contenga
idea de historiava a Escritura.
Añade tantas reglas como necesites y da a cada una varias palabras clave. Loknot no hace conjeturas opacas sobre lo que significa una nota. Tú pones la condición, así que siempre sabes por qué algo acabó en una carpeta concreta.
El archivado automático solo se aplica a las notas creadas después de configurar una regla. Las notas existentes se quedan exactamente donde están, así que activar una regla no puede reordenar tu archivo por sorpresa.
El archivo automático está desactivado de forma predeterminada.
El autoarchivado recoge lo que has dejado de usar
Con el tiempo, la lista principal acumula listas de una sola vez, direcciones temporales, recordatorios breves, ideas sueltas y preguntas que ya no importan. Puede que aún no quieras eliminarlas, pero tampoco las necesitas compitiendo con el trabajo actual.
El autoarchivado puede sacar estas notas de Sin archivar tras un día, una semana, un mes, tres meses, seis meses o un año. El temporizador empieza con la última edición, no con la fecha de creación. Una nota que sigas actualizando con regularidad no se archivará, por antigua que sea.
El archivo automático nunca toca:
- notas ancladas;
- notas dentro de una carpeta;
- notas con etiquetas.
La lógica es simple: si fijó o archivó deliberadamente una nota, le importa sobre eso. El archivo automático solo maneja las notas que se han dejado desatendidas.
Loknot muestra cuándo se archivará una nota sin archivar, así que el movimiento no es una sorpresa. La tarjeta de Autoarchivado también informa de cuántas notas entraron y cuántas se quitaron hoy, lo que facilita detectar un comportamiento inesperado de las reglas.
El archivo automático está desactivado de forma predeterminada.
El Archivo y la Papelera hacen trabajos distintos
El Archivo es para notas que ya no necesitas en la lista principal pero que quizá quieras de nuevo. La Papelera es para notas que has decidido eliminar.
Las notas se pueden restaurar desde cualquiera de los dos sitios. La eliminación permanente es una acción aparte y confirmada.
Eso protege frente a los errores cotidianos. Una nota eliminada no desaparece de inmediato. Quitar una etiqueta deja intactas todas las notas. Eliminar una carpeta activa un aviso y envía las notas que contiene a la Papelera en lugar de borrarlas en silencio.
Limpieza automática de notas que son realmente temporales
Si en Loknot tienes mucho material de corta vida, puedes configurar el Autoarchivado y la Papelera para que se limpien solos. Piensa en listas de la compra antiguas, direcciones temporales, planes de un día, cálculos rápidos o restos que ya han acabado en un borrador terminado.
Elige un período de retención de un día a un año, o déjalo en Nunca. En la Papelera, el reloj empieza cuando se elimina una nota. En el Autoarchivado, empieza cuando la nota entra en el archivo.
Importante: una vez que termina el período de retención, la nota desaparece para siempre. La limpieza del autoarchivado se salta la Papelera. Por eso el borrado automático está desactivado de forma predeterminada; si tienes cualquier duda, déjalo en Nunca y revisa tú mismo el archivo.
La automatización nunca debería sorprenderte
Toda regla que pueda mover o eliminar una nota empieza desactivada. Loknot no archiva, guarda ni elimina nada hasta que activas la función y eliges las condiciones.
Las salvaguardas son intencionalmente fáciles de entender:
- el archivado automático sigue las palabras clave que elegiste;
- una nueva regla nunca reorganiza las notas existentes;
- el archivo automático deja las notas ancladas y organizadas solas;
- puedes ver cuándo una nota sin archivar está a punto de moverse;
- la eliminación automática puede permanecer desactivada permanentemente;
- las notas que elimines a mano van primero a la papelera.
La organización solo ayuda cuando mantienes el control de lo que le sucede a tu notas.
Elige cuánta estructura quieres
Loknot no insiste en un solo método correcto.
Puedes prescindir de una estructura formal y apoyarte en Sin archivar, Todas las notas, las notas recientes y la búsqueda. Puedes crear un puñado de carpetas para las partes principales de tu vida. Puedes añadir etiquetas anidadas cuando las notas cruzan categorías y luego fijar lo que esté activo ahora mismo.
Si el volumen sigue creciendo, activa el archivado automático, el autoarchivado y las reglas de retención. Estas herramientas funcionan juntas, pero ninguna es obligatoria. Tu sistema puede crecer solo cuando lo hagan tus necesidades.
Una forma sencilla de empezar
- Crea de tres a cinco carpetas para las partes más amplias de tu vida: Trabajo, Personal, Escritura y Dinero, por ejemplo.
- Deja que los pensamientos rápidos permanezcan sin archivar. No te fuerces a clasificar cada nota de inmediato.
- Añade algunas etiquetas amplias para temas que atraviesan varias carpetas.
- Fija las notas y secciones que estás usando activamente.
- Ordena por última edición para mantener el trabajo actual cerca de la parte superior.
- Configura una o dos reglas de archivado automático evidentes.
- Activa el autoarchivado solo cuando la lista principal empiece de verdad a estorbarte.
- Deja desactivado el borrado automático hasta que estés del todo cómodo con los períodos de retención.
Un sistema de archivado debería ahorrarte tiempo, no consumirlo.
Orden que deja espacio para pensar
Las notas no existen para que un árbol de carpetas quede impresionante. Existen para guardar tus pensamientos, ayudarte a trabajar con la información y devolverte a lo que importa.
Por eso organizar las notas en Loknot pretende resultar simple y evidente. Escribe primero. Después, si de verdad ayuda, archiva las cosas tú mismo o deja el trabajo repetitivo a reglas que puedes ver y entender.
No requiere una configuración elaborada. Sin mantenimiento constante. Y sin necesidad de otro sistema de productividad solo para gestionar tu aplicación de notas.
Para ver instrucciones paso a paso, consulta Carpetas, etiquetas y búsqueda y Organización automática en la guía.
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