Loknot для удобной организации записей

Сначала записать, потом разложить

Идеи часто приходят тогда, когда нужно быстро их сохранить, а не выбирать папку и придумывать теги. Вы можете стоять в очереди, ехать в транспорте, разговаривать с человеком или проснуться среди ночи с новой мыслью. В такой момент важнее не потерять запись, чем сразу найти для неё идеальное место.

Поэтому новые заметки могут спокойно оставаться в разделе «Одиночные записи». Они никуда не пропадут: их можно найти в общем списке, открыть из ленты недавних записей или отыскать через поиск.

Разобрать заметки можно позже — по одной, сразу группой или с помощью автоматических правил. А можно вообще не разбирать, если вам достаточно поиска и списка последних записей. Loknot не требует сначала построить идеальную систему, чтобы начать ею пользоваться.

Папки — для крупных и понятных областей жизни

Папки подходят для разделения записей на большие понятные группы: «Работа», «Личное», «Учёба», «Здоровье», «Финансы», «Путешествия», «Книга» или «Идеи для проектов».

Например, рабочие конспекты можно хранить в папке «Работа», рецепты — в папке «Кухня», а наброски рассказов — в папке «Тексты».

Мы намеренно сделали систему папок простой и одноуровневой. Глубокие деревья из множества вложенных папок сначала выглядят организованно, но со временем в них становится трудно что-либо найти. Человек уже не помнит, положил ли он запись в «Работа / Проекты / Активные» или в «Клиенты / Текущие / Материалы».

Часто используемые папки можно закрепить в начале списка. Несколько заметок можно выбрать долгим нажатием и переместить в папку одним действием.

Для каждой папки также можно отдельно отключить синхронизацию. Например, рабочие материалы могут синхронизироваться между устройствами, а личный дневник или ранние черновики — оставаться только на телефоне.

Теги и подтеги — когда одной папки недостаточно

Иногда заметка относится сразу к нескольким темам. Предположим, вы записали наблюдения из поездки в Японию. Заметка может лежать в папке «Путешествия», но одновременно относиться к будущей статье, фотографии и личным впечатлениям.

В этом случае ей можно присвоить несколько тегов: япония, идеи для статей, фотография и личное. Заметка появится под каждым из них, но останется одной записью. Не придётся создавать копии или выбирать единственную «правильную» категорию.

Если тегов становится много, косая черта создаёт иерархию: работа/встречи, работа/отчёты, тексты/рассказы или путешествия/япония. В списке такие теги отображаются как сворачиваемое дерево. Так можно создавать подтеги там, где они действительно нужны, не превращая папки в лабиринт.

При вводе Loknot предлагает уже существующие теги, чтобы не появлялись почти одинаковые варианты вроде книги, книга и Книги. Часто используемые теги можно закрепить наверху.

Теги можно переименовывать и удалять. При удалении тега сами заметки не удаляются — с них снимается только соответствующая метка.

Закрепления — для того, что важно прямо сейчас

Не все важные записи должны находиться в отдельной папке. Иногда нужно просто держать под рукой план на неделю, список покупок, адрес предстоящей встречи, текущую главу книги или вопросы для интервью.

Такую заметку можно закрепить, и она останется в верхней части «Одиночных записей». Когда запись перестанет быть актуальной, закрепление можно снять, не перемещая её и не меняя остальную структуру.

Закреплять можно также папки и теги. Например, во время работы над книгой наверху могут находиться папка с рукописью и теги персонажи, сюжет и исследования. После завершения проекта их можно открепить, освободив место для следующей работы.

Закреплённые заметки защищены и от автоархива: Loknot понимает, что вы намеренно оставили их на виду.

Недавние записи — продолжить с того же места

Часто человеку нужна не вся его система заметок, а несколько записей, с которыми он работал сегодня или вчера.

В верхней части главного экрана находится лента недавних заметок. Она помогает быстро вернуться к последнему конспекту, списку дел, черновику письма или фрагменту рукописи. Не нужно вспоминать папку и заново искать нужный документ.

Это особенно удобно для записей, которые редактируются в течение нескольких дней: плана поездки, подготовки к выступлению, списка вопросов к встрече или текущей главы текста.

Поиск — если вы помните содержание, но не расположение

Даже самая аккуратная система не поможет, если вы забыли, куда положили заметку. Возможно, вы не помните ни папку, ни теги, но точно знаете, что внутри была фраза «договор аренды», имя человека или название книги.

Поиск Loknot проверяет и заголовки, и содержимое заметок. Регистр букв не имеет значения, поэтому запросы «Договор», «договор» и «ДОГОВОР» приведут к одному результату.

Это позволяет не переживать о каждой записи в момент её создания. Даже если заметка осталась в «Одиночных записях» без тегов, её всё равно можно найти по словам из текста.

Сортировка под текущую задачу

Один и тот же список бывает удобно просматривать по-разному. Чтобы вернуться к текущей работе, заметки можно отсортировать по дате последнего изменения. Чтобы увидеть, с чего начинался проект, — по дате создания. А сортировка по размеру поможет найти крупные тексты, длинные конспекты и черновики.

• По дате создания.
• По дате последнего изменения.
• По размеру заметки.

Небольшая смена порядка часто избавляет от необходимости создавать дополнительные папки и теги только ради временной задачи.

Несколько заметок можно разобрать одним действием

Иногда порядок удобнее наводить не каждый день, а раз в неделю или после завершения проекта.

Долгое нажатие включает режим выбора нескольких заметок. После этого их можно одним действием переместить в папку, отправить в архив, удалить или поделиться ими.

Например, после поездки можно выбрать все дорожные записи и перенести их в одну папку. После завершения проекта — убрать рабочие материалы из основного списка. А накопившиеся временные заметки — отправить в корзину. Необязательно открывать каждую запись отдельно.

Автосортировка — порядок без ручной работы

Если вы регулярно создаёте однотипные заметки, Loknot может самостоятельно раскладывать новые записи по папкам. Для этого используются понятные правила на основе ключевых слов.

• Записи со словами рецепт, ужин или готовка отправляются в папку «Кухня».
• Заметки со словами чек, покупка или оплата — в папку «Финансы».
• Заметки с названием проекта — в его рабочую папку.
• Записи со словами идея для рассказа — в папку «Тексты».

Можно создать любое количество правил и указать для каждого несколько ключевых слов. Loknot не пытается самостоятельно угадывать смысл заметки с помощью непрозрачного алгоритма. Вы сами определяете условия и всегда понимаете, почему запись оказалась в конкретной папке.

Автосортировка применяется только к новым заметкам, созданным после настройки правила. Уже существующие записи приложение не перемещает, поэтому неожиданной перестройки старой системы не произойдёт.

По умолчанию автосортировка выключена.

Автоархив убирает записи, к которым вы давно не возвращались

Главный список со временем заполняется мелкими заметками: одноразовыми списками, временными адресами, короткими напоминаниями, случайными идеями и вопросами, которые уже потеряли актуальность. Удалять их сразу не хочется, но и постоянно видеть среди рабочих записей незачем.

Автоархив может убирать такие заметки из «Одиночных записей» через один день, одну неделю, один месяц, три месяца, шесть месяцев или год. Срок считается от последнего редактирования, а не от даты создания. Если вы регулярно возвращаетесь к заметке, она не будет заархивирована, даже если была создана несколько лет назад.

Автоархив никогда не трогает:

• закреплённые заметки;
• заметки, помещённые в папки;
• заметки с тегами.

Логика проста: если вы закрепили или специально классифицировали запись, значит, она вам нужна. Автоархив работает только с оставленными без внимания заметками.

Перед архивированием Loknot показывает подсказку о том, через сколько времени запись будет перемещена. В самом автоархиве видна статистика за сегодня: сколько заметок было добавлено и удалено. Автоматические правила не должны работать незаметно.

Автоархив выключен по умолчанию.

Архив и корзина — это не одно и то же

Архив предназначен для записей, которые больше не нужны в основном списке, но могут пригодиться позже. Корзина — для записей, которые вы решили удалить.

И из архива, и из корзины заметку можно восстановить. Окончательное удаление выполняется отдельно и требует подтверждения.

Это защищает от обычных ошибок. Если случайно удалить заметку, она не исчезнет сразу. Если удалить тег, связанные с ним записи останутся на месте. При удалении папки приложение предупредит, что находящиеся в ней заметки будут отправлены в корзину.

Автоматическая очистка — для действительно временных записей

Если вы используете Loknot для большого количества короткоживущих записей, можно настроить автоматическую очистку автоархива и корзины. Это могут быть старые списки покупок, временные адреса и номера телефонов, одноразовые планы на день, промежуточные расчёты или черновые формулировки, уже перенесённые в основной текст.

Для автоархива и корзины можно выбрать срок хранения от одного дня до года или оставить значение «никогда». Срок хранения в корзине отсчитывается от момента удаления, а в автоархиве — от момента попадания туда.

Важно: после истечения срока запись удаляется окончательно. При очистке автоархива она минует корзину. Поэтому автоматическое удаление по умолчанию отключено. Если вы не уверены, лучше оставить вариант «никогда» и просматривать архив вручную.

Автоматизация не должна принимать решения без вас

Все правила, способные перемещать или удалять заметки, в Loknot изначально выключены. Приложение ничего не сортирует, не архивирует и не удаляет, пока вы сами не включите соответствующую функцию и не зададите условия.

Мы постарались сделать автоматизацию предсказуемой:

• правила автосортировки основаны на указанных вами словах;
• старые заметки не перемещаются после создания нового правила;
• автоархив не трогает закреплённые и классифицированные записи;
• перед архивированием показывается подсказка;
• автоматическое удаление можно полностью отключить;
• удалённые вручную заметки сначала попадают в корзину.

Порядок полезен только тогда, когда человек понимает, что происходит с его записями.

Выберите свой уровень порядка

Loknot не заставляет использовать единственно правильную методику.

Можно вообще отказаться от сложной структуры и пользоваться только «Одиночными записями», общим списком, недавними заметками и поиском. Можно создать несколько папок для основных областей жизни. Можно добавить теги и подтеги, если одна заметка относится к нескольким темам. Можно закрепить текущие записи, папки и теги, чтобы держать активную работу наверху.

А если записей становится действительно много — включить автосортировку, автоархив и очистку по выбранному сроку. Эти способы не исключают друг друга, но и не требуют обязательной настройки. Система может расти вместе с вашими потребностями.

Как начать и не усложнить себе жизнь

1. Создайте три–пять папок для самых крупных областей: например, «Работа», «Личное», «Тексты» и «Финансы».
2. Оставляйте быстрые мысли в «Одиночных записях» — не пытайтесь классифицировать каждую запись сразу.
3. Добавьте несколько широких тегов для тем, которые пересекают разные папки.
4. Закрепите записи и разделы, с которыми работаете сейчас.
5. Используйте сортировку по дате изменения, чтобы свежая работа оставалась наверху.
6. Настройте одно или два очевидных правила автосортировки.
7. Включайте автоархив только тогда, когда основной список действительно начнёт мешать.
8. Не включайте автоматическое удаление, пока не убедитесь, что выбранные сроки вам подходят.

Система организации должна экономить время, а не требовать его.

Порядок, который помогает писать и думать

Заметки создаются не ради папок, тегов и красивой структуры. Они нужны, чтобы сохранять мысли, работать с информацией и возвращаться к важному.

Поэтому мы постарались сделать организацию записей в Loknot максимально простой и интуитивно понятной. Сначала вы пишете. Затем — если это действительно нужно — раскладываете записи вручную или поручаете повторяющуюся работу понятным автоматическим правилам.

Без обязательной сложной системы. Без постоянного обслуживания. И без ощущения, что для управления заметками требуется ещё одно приложение.

Подробные инструкции находятся в разделах «Папки, теги и поиск» и «Автоматический порядок» руководства.